SKALE PLACEMENT: Lịch phỏng vấn
Lịch phỏng vấn là tính năng giúp người dùng tạo, gửi và quản lý lịch phỏng vấn ứng viên ngay trên hệ thống SKALE Placement. Tính năng hỗ trợ thiết lập đầy đủ thông tin buổi phỏng vấn, gửi thư mời qua Hệ thống hoặc Microsoft Outlook, đồng thời theo dõi trạng thái phản hồi của ứng viên và người tham gia trong suốt quá trình tuyển dụng.
📑 Mục lục
1. Tổng quan tính năng
Giới thiệu:
Tính năng Lịch phỏng vấn cho phép người dùng tạo, xem, quản lý lịch phỏng vấn ứng viên ngay trên hệ thống SKALE Placement, thông qua 2 điểm truy cập, hỗ trợ gửi thư mời bằng Hệ thống và đồng bộ qua Outlook.
- Tạo lịch phỏng vấn từ Trang Lịch hoặc Chi tiết tin tuyển dụng.
- Gửi thư mời bằng Hệ thống hoặc Outlook. => thêm lưu ý gửi bằng hệ thống thì sẽ là từ địa chỉ hệ thống/phân biệt
- Theo dõi và quản lý lịch phỏng vấn sau khi ... (thêm trạng thái)
Đối tượng sử dụng:
- Tính năng áp dụng cho người dùng có vai trò: HR Manager, HR Executive
- Tính năng không áp dụng cho người dùng có vai trò: Admin, Internal Employee
2 Điểm truy cập:
Đồng bộ Lịch với Outlook Calendar: Tính năng này được sử dụng khi người dùng chọn Nền tảng gửi là Outlook tại mục....
2. Khởi tạo lịch phỏng vấn
2.1 Tạo lịch từ trang "Lịch"
(1) Truy cập vào "Lịch"
(2) Tạo sự kiện mới: Bấm "Thêm sự kiện" -> form "Tạo sự kiện mới"
2.2 Tạo lịch từ Trang "Chi tiết tin tuyển dụng"
(1) Tại "Quản lý hồ sơ", chọn ứng viên cần tạo lịch phỏng vấn
(2) Nhấn biểu tượng “Mời phỏng vấn” để tiếp tục thiết lập lịch
- (1) Gửi thư mời phỏng vấn trước, sau đó chuyển ứng viên sang bước Phỏng vấn hoặc (2) Chuyển ứng viên sang bước Phỏng vấn, sau đó gửi thư mời phỏng vấn.
- Đảm bảo đã chọn đúng ứng viên trước khi thực hiện thao tác gửi thư mời.
- Nếu chọn nhiều ứng viên, hệ thống tạo một lịch chung và gửi trong cùng một email mời.
3. Thiết lập lịch phỏng vấn
3.1 Chọn đối tượng phỏng vấn
Điểm truy cập 1: Trang "Lịch"
(1) Tên việc làm: Chọn tin tuyển dụng cần tạo lịch phỏng vấn.
(2) Mốc tuyển dụng: Chọn mốc tuyển dụng tương ứng của tin.
(3) Ứng viên: Chọn ứng viên đang thuộc Mốc tuyển dụng đã chọn.
(4) Thành viên tham gia Phỏng vấn: Chọn thành viên trên hệ thống hoặc nhập email người tham gia.
Danh sách Mốc tuyển dụng và Ứng viên được hiển thị phụ thuộc vào thông tin đã chọn ở bước trước. Vì vậy, người dùng cần chọn theo thứ tự Tên việc làm → Mốc tuyển dụng → Ứng viên
Điểm truy cập 2: "Chi tiết tin tuyển dụng"
(1) Tiêu đề thư mời: Hệ thống tự tạo theo tên tin đang thao tác.
(2) Ứng viên: Hệ thống tự điền ứng viên đã được chọn trước khi nhấn Mời phỏng vấn.
(3) Thành viên tham gia phỏng vấn: Chọn thành viên trên hệ thống hoặc nhập email người tham gia.
Có thể chọn một hoặc nhiều ứng viên để mời phỏng vấn. Khi chọn nhiều ứng viên, hệ thống tạo một lịch phỏng vấn chung và gửi thông tin trong cùng một thư mời.
3.2 Thiết lập thời gian & hình thức phỏng vấn
(1) Ngày: Chọn ngày diễn ra buổi phỏng vấn.
(2) Thời gian: Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc.
(3) Thời lượng: Hệ thống tự động tính theo thời gian bắt đầu và kết thúc.
(4) Hình thức phỏng vấn:
- Trực tiếp: Bắt buộc chọn Địa chỉ phỏng vấn (Đã được thiết lập trên hệ thống)
- Trực tuyến: Thiết lập Đường dẫn phỏng vấn Online theo Nền tảng gửi.
Các trường có dấu (*) là thông tin bắt buộc.
3.3 Chọn nền tảng gửi
Lựa chọn nền tảng sử dụng để gửi thư mời phỏng vấn đến ứng viên và người tham gia.
| ① HỆ THỐNG (SKALE PLACEMENT) | ② OUTLOOK |
|---|---|
Gửi thư mời qua SKALE Placement
|
Gửi thư mời qua tài khoản Outlook đã liên kết
|
Trường hợp đã liên kết Outlook:
-> Tiếp tục thiết lập và gửi lịch.
Trường hợp chưa liên kết Outlook:
-> Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu liên kết
-> Truy cập Thông tin tài khoản -> Liên kết Outlook
-> Liên kết thành công -> quay lại tạo lịch phỏng vấn
Khi chọn Outlook nhưng tài khoản chưa được liên kết, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng thực hiện liên kết trước khi tiếp tục gửi lịch
TH1: Trường hợp Outlook - chưa liên kết tài khoản
(1): Khi chọn “Outlook”, hệ thống hiển thị popup yêu cầu “Liên kết Outlook”
(2): Chọn Đi đến trang thông tin tài khoản để chuyển sang trang “Thông tin tài khoản” và thực hiện liên kết.
Sau khi liên kết thành công từ popup này, người dùng cần quay lại thao tác Mời phỏng vấn ứng viên và chọn lại hình thức phỏng vấn Outlook; hệ thống không tự động khôi phục lại form mời phỏng vấn đang thao tác chưa hoàn thiện trước đó.
TH2: Trường hợp Outlook - Đã liên kết với Microsoft Teams
Hệ thống hiển thị toggle Sử dụng MS Teams (mặc định Off).
- Bật MS Teams: Hệ thống hiển thị đường dẫn phỏng vấn online/phòng ban ngay trong phần mô tả chi tiết.
- Tắt MS Teams: Hệ thống hiển thị Trường thông tin Đường dẫn phỏng vấn online tương tự luồng hiện tại (nhập thủ công).
TH3: Trường hợp gửi bằng Hệ thống – Thiết lập theo hình thức phỏng vấn
- Phỏng vấn trực tuyến: Người dùng bắt buộc nhập Đường dẫn phỏng vấn Online. Trường thông tin Địa chỉ phỏng vấn không bắt buộc.
- Phỏng vấn trực tiếp: Người dùng bắt buộc chọn Địa chỉ phỏng vấn đã thiết lập của hệ thống. Trường thông tin Đường dẫn phỏng vấn Online không bắt buộc.
3.4 Thiết lập nội dung biểu mẫu
(1) Biểu mẫu đánh giá phỏng vấn: Biểu mẫu đánh giá dành cho Interviewer. Chọn từ danh sách biểu mẫu đánh giá thiết lập sẵn trong hệ thống
(2) Nội dung (Biểu mẫu phỏng vấn): Mặc định hiển thị nội dung mẫu ngắn gọn có sẵn, hoặc người dùng chọn từ danh sách biểu mẫu phỏng vấn đã thiết lập trước đó
Biến động (Variable) hỗ trợ trong nội dung biểu mẫu:
Khi soạn nội dung, người dùng có thể chèn các biến để hệ thống tự động thay bằng thông tin thực tế khi gửi:
| Variable | Ý nghĩa |
|---|---|
| {candidate_name} | Tên ứng viên |
| {job_title} | Tên vị trí tuyển dụng |
| {company_name} | Tên công ty |
| {time_interview} | Thời gian phỏng vấn |
| {company_location} | Địa điểm công ty |
| {link_meeting} | Đường dẫn phòng vấn Online |
3.5 Hoàn tất gửi thư
- Lưu nháp thư mời: Lưu nội dung thư mời ở trạng thái nháp để tiếp tục chỉnh sửa hoặc gửi sau.
- Gửi thư mời: Gửi thư mời phỏng vấn đến ứng viên và các thành viên tham gia. Sau khi gửi thành công, hệ thống hiển thị thông báo "Tạo thành công", đồng thời cập nhật thông tin vào Lịch sử phỏng vấn của ứng viên.
- Xem trước: Hiển thị bản xem trước của thư mời để người dùng kiểm tra nội dung trước khi gửi.
4. Quản lý kết nối Outlook
4.1 Liên kết SKALE Placement - Outlook
(1) Chọn biểu tượng “Tài khoản” tại góc phải màn hình
(2) Chọn "Xem thông tin tài khoản" để truy cập trang thông tin cá nhân
Tại màn hình Thông tin tài khoản
(3) Chọn nút “Liên kết”. Hệ thống chuyển hướng đến trang xác thực tài khoản Microsoft.
(4) Chọn tài khoản Outlook muốn liên kết
- Người dùng chỉ cần liên kết tài khoản một lần, hệ thống sẽ ghi nhớ kết nối cho các lần sử dụng tiếp theo.
- Có thể kiểm tra trạng thái liên kết tại mục Thông tin tài khoản → Outlook.
4.2 Kiểm tra sau kết nối
(1) Sau khi kết nối hệ thống với Outlook thành công, tại mục Outlook trong Thông tin tài khoản sẽ hiển thị trạng thái "Đã liên kết" kèm thông báo "Kết nối Microsoft Outlook thành công" ở góc trên bên phải màn hình.
Người dùng cần thực hiện kết nối lại Outlook khi:
- Thay đổi tài khoản Microsoft Outlook
- Quyền truy cập (Access Token) hết hạn hoặc bị Microsoft thu hồi
- Quản trị viên huỷ quyền kết nối hoặc người dùng đã nhấn Ngắt kết nối API
- Nếu nhấn Ngắt kết nối API, hệ thống sẽ hủy liên kết với tài khoản Outlook. Để sử dụng lại các tính năng tích hợp, người dùng cần thực hiện kết nối lại.
- Việc ngắt kết nối không làm xóa dữ liệu đã lưu trên hệ thống hoặc trên tài khoản Outlook, chỉ dừng kết nối giữa hai hệ thống.
4.3 Ngắt kết nối
(1) Khi không còn nhu cầu sử dụng Outlook hoặc cần liên kết lại tài khoản Microsoft, người dùng có thể thực hiện ngắt kết nối. Tại Thông tin tài khoản → Outlook, chọn “Ngắt kết nối API”
(2) Xác nhận: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận -> Chọn “Xác nhận” để ngắt kết nối Outlook. Chọn “Hủy” nếu không muốn tiếp tục.
=> Hệ thống hiển thị thông báo “Ngắt kết nối Microsoft Outlook thành công”.
- Tài khoản chuyển sang trạng thái chưa liên kết Outlook.Các tính năng liên quan đến lịch và email Outlook sẽ không còn khả dụng.
- Để tiếp tục gửi lịch phỏng vấn bằng Outlook, người dùng cần thực hiện liên kết lại tài khoản.
5. Quản lý lịch phỏng vấn
5.1 Xem danh sách lịch tại Trang "Lịch"
(1) Truy cập Trang “Lịch” => Tại thanh menu chính, chọn Lịch.
(2) Chọn chế độ xem
5 chế độ Ngày/Tuần/Tháng/Năm: dạng calendar theo mốc thời gian.
Dùng mũi tên (◀ ▶) để chuyển mốc thời gian, hoặc nút "Hôm nay" để quay về hiện tại.
5.2 Xem chi tiết lịch phỏng vấn
(1) Truy cập Trang “Lịch” => Tại Trang Lịch, chọn vào lịch phỏng vấn để Xem Chi tiết sự kiện
(2) Truy cập Trang “Chi tiết tin tuyển dụng” => Vào mục “Lịch phỏng vấn” để Xem nội dung chi tiết lịch phỏng vấn đã gửi cho ứng viên
Thông tin tại Chi tiết sự kiện dùng để người dùng kiểm tra lại lịch đã tạo. Với lịch đã gửi, hệ thống hiện tại không hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp thông tin lịch.
5.3 Thao tác với lịch phỏng vấn
Lịch ở trạng thái Bản nháp khi người dùng đã thiết lập thông tin nhưng chưa gửi thư mời phỏng vấn.
(1) Chỉnh sửa: Chọn Chỉnh sửa để mở lại bản nháp, cập nhật thông tin và tiếp tục hoàn thiện thư mời.
(2) Xóa: Chọn Xóa nếu không tiếp tục sử dụng bản nháp.
Lưu ý: Bản nháp chưa được gửi nên ứng viên và thành viên tham gia phỏng vấn chưa nhận được thư mời.
Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận “Xóa thư mời phỏng vấn đã lưu nháp”:
- Chọn Có → Xác nhận xóa bản nháp.
- Chọn Không → Hủy thao tác và giữ lại bản nháp.
Lưu ý: Thao tác xoá bản nháp không thể hoàn tác
- Chỉ những lịch phỏng vấn đang ở trạng thái Nháp mới được phép chỉnh sửa. Với lịch đã gửi/đã xác nhận, hệ thống sẽ không cho phép sửa trực tiếp
- Hệ thống lưu người tạo và Provider gửi thư. Chỉ người tạo bản nháp được chỉnh sửa và tiếp tục gửi => không thể chỉnh sửa hoặc gửi bản nháp của nhau.
Sau khi Lịch gửi thành công, lịch phỏng vấn hiển thị đầy đủ thông tin buổi phỏng vấn Người dùng có thể xem thông tin lịch và thực hiện
(1) Thêm ghi chú: Chọn Thêm ghi chú → hệ thống chuyển đến tab Nhận xét ứng viên để người dùng ghi nhận nhận xét
(2) Đánh giá phỏng vấn: Chọn Đánh giá phỏng vấn → hệ thống chuyển đến tab Đánh giá ứng viên
Xóa/Hủy lịch phỏng vấn: thống hiển thị popup Hủy lịch phỏng vấn để người dùng xác nhận:
Xác nhận: Hủy lịch phỏng vấn và xóa thông tin đã gửi.
Hủy: Đóng popup và giữ nguyên lịch.
(*) Lưu ý: Khi xác nhận hủy, hệ thống đồng thời gửi thông báo Cancel đến Outlook của các đối tượng tham gia.
Thư mời phỏng vấn đã gửi không hỗ trợ chỉnh sửa. Nếu cần thay đổi thông tin lịch, người dùng cần hủy lịch hiện tại và tạo lại lịch mới.
5.4 Theo dõi trạng thái phản hồi
Đối với lịch gửi qua Outlook, ghi nhận và đồng bộ trạng thái phản hồi tham gia của Ứng viên và Người phỏng vấn về SKALE Placement.
- Accept – Đồng ý: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn.
- Decline – Từ chối: Xác nhận không tham gia buổi phỏng vấn.
- Tentative – Tạm chấp nhận: Tạm thời chấp nhận, chưa xác nhận chính thức.
- Chưa phản hồi: Chưa ghi nhận phản hồi từ người nhận thư mời.
6. Các trường hợp thường gặp
- Toàn bộ giao diện và nội dung liên quan (label, email, nút action) đều được hỗ trợ song ngữ Việt – Anh; cần kiểm tra hiển thị đúng ngôn ngữ theo cấu hình tài khoản khi đào tạo người dùng mới.
- Tính năng phụ thuộc vào việc liên kết tài khoản Outlook còn hiệu lực; khuyến nghị nhắc người dùng kiểm tra trạng thái liên kết định kỳ, đặc biệt sau khi đổi mật khẩu Microsoft.
- Các icon Outlook trên tab Lịch phỏng vấn và trang Calendar là dấu hiệu nhận biết nhanh lịch nào được tạo/đồng bộ qua Outlook
